Making business efficient
Διάβασε

Τρία σημεία – κλειδιά για την ανάθεση λειτουργιών back office σε εξωτερικό συνεργάτη

15/03/2018

Η ανάθεση των λειτουργιών back office σε εξωτερικό συνεργάτη (outsourcing) αποτελούν έναν ευρέως διαδομένο τρόπο μείωσης του λειτουργικού κόστους, ειδικά για τις μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις, οι οποίες έχουν πιο περιορισμένους πόρους από τους μεγάλους και πολυεθνικούς οργανισμούς.

Η λήψη υπηρεσιών back office, όπως η διαχείριση μισθοδοσίας και δεδομένων, η λογιστική και τεχνική υποστήριξη και οι υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού, από αξιόπιστο και έμπειρο εξωτερικό συνεργάτη, προσφέρει στις εταιρείες πρόσβαση σε εξειδικευμένες δεξιότητες και εμπειρογνωμοσύνη, επιτρέποντας παράλληλα στους εργαζόμενούς τους να επικεντρωθούν σε δραστηριότητες που δημιουργούν αξία για την επιχείρηση.

Ωστόσο, η εξωτερική ανάθεση λειτουργιών back office πρέπει πάντα να βασίζεται σε μια δομημένη προσέγγιση - από το σχεδιασμό έως τη διαχείριση, με επαρκή προετοιμασία και προγραμματισμό. Η επιτυχία ενός τέτοιου έργου κρίνεται μέσα από τρία στάδια-κλειδιά: 

Στάδιο 1: Σχεδιασμός

Είναι εύκολο να σκεφτεί κανείς την εξωτερική ανάθεση back office λειτουργιών, όταν επιθυμεί να εξοικονομήσει πόρους. Στην πράξη, όμως, ο σχεδιασμός εντός τέτοιου έργου έχει αρκετές προκλήσεις, οι οποίες αντιμετωπίζονται καλύτερα εφόσον κάνετε τα παρακάτω βήματα:

  • Συζητήστε τα σχέδια εξωτερικής ανάθεσης με τους υπαλλήλους σας. Η ενίσχυση μιας επιχείρησης απαιτεί συνεργασία από όλους. Είναι σημαντικό να εμπλέξετε την ομάδα σας όταν προγραμματίζετε να αναθέσετε υπηρεσίες. 
  • Καθορίστε ποια καθήκοντα πρέπει να ανατεθούν στον εξωτερικό συνεργάτη και πώς η εξωτερική ανάθεση θα επηρεάσει τις τρέχουσες διαδικασίες σας.
  • Εξετάστε τα μακροπρόθεσμα οφέλη του outsourcing. Ο εξωτερικός συνεργάτης δεν είναι μόνο ένα απλό εργαλείο περικοπής του κόστους, αλλά ένας εταίρος που μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να επιτύχει σε όλους τους τομείς.
  • Εξερευνήστε προσεκτικά τις επιλογές σας. Αξιολογήστε κάθε υποψήφιο συνεργάτη βάσει της ποιότητας των υπηρεσιών, των αποτελεσμάτων, της εμπειρίας και του φάσματος των υπηρεσιών, των επιδόσεων, του κόστους των υπηρεσιών, των μαρτυριών και των έργων που έχουν χειριστεί προηγουμένως.

Στάδιο 2: Εκτέλεση

Όταν αναθέτετε εργασίες back office σε τρίτους, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε για να εξασφαλίσετε μια ομαλή μετάβαση στις επιχειρηματικές σας λειτουργίες:

  • Χρησιμοποιήστε ένα σχέδιο μετάβασης δύο δρόμων. Σε αυτό το στάδιο θα χρειαστεί να παραδώσετε γνώση και εργασία σε έναν εξωτερικό συνεργάτη. Αυτό πρέπει να γίνει με τρόπο συνεργατικό, ώστε και τα δύο μέρη μπορούν να συζητήσουν συγκεκριμένες ανάγκες, να προσδιορίσουν τομείς στους οποίους πρέπει να επικεντρωθούν και να βελτιωθούν, καθώς και τους πιθανούς κινδύνους που ενέχονται στο έργο.
  • Επιλέξτε εταιρεία outsourcing που παρέχει ένα ευρύ φάσμα υπηρεσιών με υψηλό επίπεδο εμπειρογνωμοσύνης. Η επιλογή ενός έμπειρου κι αξιόπιστου συνεργάτη που μπορεί να αναλάβει εξίσου αποτελεσματικά όλες τις back office λειτουργίες, σας επιτρέπει να επιτηρείτε ευκολότερα την απόδοσή τους. 

Στάδιο 3: Εποπτεία

Η εξωτερική ανάθεση back office λειτουργιών είναι μια συνεχής διαδικασία. Δεν τελειώνει με την επιτυχημένη μετάβαση στο νέο καθεστώς:

  • Κρατήστε τις γραμμές επικοινωνίας σας ανοικτές. Όπως σε όλες τις σχέσεις, η καλή επικοινωνία με τον εξωτερικό συνεργάτη είναι σημαντική για να βεβαιωθείτε ότι όλα γίνονται σύμφωνα με το σχέδιο. 
  • Παρακολουθείστε τακτικά την απόδοση του συνεργάτη σας στην εξωτερική ανάθεση. Ο συνεργάτης σας πληροί όλες σας τις προδιαγραφές; Υπάρχουν προβλήματα σχετικά με την απόδοσή του; Πώς επηρεάζει τις εσωτερικές σας λειτουργίες; Ποιες είναι οι συνεισφορές της στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας;

Τα παραπάνω βήματα θα σας βοηθήσουν να στεφθεί με επιτυχία το έργο της ανάθεσης των λειτουργιών back office της επιχείρησής σας σε εξωτερικό συνεργάτη.